Dar buenos comentarios a veces puede parecer complicado: te preocupa herir sentimientos, ser demasiado vago o parecer crítico. Es fácil tropezar con tus palabras o retrasar dar comentarios porque no estás seguro de cómo empezar o qué decir.
Si has luchado con este tipo de incomodidad (¿no lo hemos hecho todos?), estás en el lugar correcto. Quédate, porque estás a punto de recibir pasos simples que te ayudarán a dar comentarios claros, positivos y útiles, sin estrés ni drama.
Veremos consejos específicos sobre el momento, la estructura, la claridad, ejemplos prácticos y cómo mantener las conversaciones abiertas y cómodas, haciendo que dar comentarios sea pan comido.
Conclusiones Clave
- Da comentarios que expliquen claramente qué está funcionando y qué no, junto con ejemplos específicos.
- Proporciona tus comentarios poco después del evento, en lugar de esperar, para mejorar la claridad y efectividad.
- Utiliza el método situación-comportamiento-impacto: describe exactamente lo que sucedió, qué comportamiento abordar y su efecto.
- Mantente constructivo enfocando los comentarios en las acciones, no en el carácter de la persona.
- Prepárate con ejemplos claros para que las personas puedan entender mejor tus comentarios.
- Incluye consejos prácticos o recursos para ayudar a las personas a actuar según tus sugerencias.
- Mantén la conversación abierta: invita a preguntas y a una discusión adicional para asegurar claridad.
- Escribe tus comentarios de manera simple y clara, utilizando párrafos, viñetas y un lenguaje cotidiano.
- Usa declaraciones en primera persona para hacer que los comentarios sean menos confrontativos y más fáciles de aceptar.
- Resume tus puntos principales brevemente al final para reforzar tu mensaje.
Paso 1: Proporcionar Retroalimentación Específica y Clara
Dar retroalimentación que realmente funcione significa ser muy claro sobre lo que está bien y lo que necesita trabajo.
No digas solo "buen trabajo" o "esto necesita mejora"; dile a las personas exactamente lo que notaste y por qué es importante.
Por ejemplo, en lugar de "tu escritura no es clara", di "el segundo párrafo no explicó claramente por qué el tema es importante; ¿podrías agregar otro ejemplo para mostrar tu punto?".
Alrededor del 92% de los empleados creen que la retroalimentación clara y constructiva les ayuda a obtener mejores resultados, así que eso demuestra que la especificidad marca la diferencia.
Piensa en la retroalimentación como tu oportunidad para señalar áreas de mejora para que tu compañero de trabajo o estudiante pueda solucionarlo la próxima vez.
Así que, si la escritura de alguien se siente débil, dirígelos hacia recursos útiles de escritura o sugiere pasos como verificar su puntuación de legibilidad con algunos de los mejores programas de corrección disponibles en línea.
Cuanto más preciso seas, mejor será tu retroalimentación.
Paso 2: Da Retroalimentación Oportuna
La retroalimentación más efectiva no espera; ocurre prácticamente justo después del evento (o al menos muy pronto después).
Piénsalo: ¿Puedes recordar tu proceso de pensamiento exacto de un proyecto hace seis meses? Exactamente. Nadie más puede hacerlo tampoco.
La retroalimentación rápida le da a las personas la oportunidad de corregir el rumbo o construir sobre sus fortalezas.
De hecho, la investigación muestra que el 84% de los trabajadores dice que la retroalimentación rápida los hace sentir más comprometidos en sus roles.
Y si esperas demasiado, las personas podrían ni siquiera recordar los detalles de los que estás hablando.
Intenta programar sesiones de retroalimentación cortas y frecuentes en lugar de volcarlo todo en una revisión anual.
Esto mantiene las cosas frescas, y los empleados están 3.6 veces más motivados por la retroalimentación regular en comparación con el enfoque de una vez al año.
Paso 3: Usa un Método Estructurado para Proporcionar Retroalimentación
Dar retroalimentación puede sentirse incómodo, especialmente si es negativa, pero tener una estructura lo hace mucho más fácil.
Una estructura simple pero poderosa es el método de situación-comportamiento-impacto (SBI). Así es como funciona:
- Situación: Describe exactamente cuándo y dónde ocurrió algo. Por ejemplo, “En la reunión del equipo de ayer…”
- Comportamiento: Habla específicamente sobre las acciones o comportamientos observados. “Interrumpiste a tus colegas varias veces cuando estaban explicando sus ideas.”
- Impacto: Explica claramente por qué importa y cuál fue el efecto. “Debido a eso, podrían sentirse reacios a compartir ideas en futuras reuniones.”
Estructuras como esta eliminan la conjetura, haciendo tu vida más fácil, y tu retroalimentación mucho más clara.
Las personas responden mejor a la retroalimentación cuando entienden exactamente cómo se relaciona con sus acciones.
Si estás entrenando a personas que están trabajando en sus habilidades de escritura, podrías usar retroalimentación estructurada para sugerir recursos como consejos sobre cómo formatear diálogos de manera efectiva o herramientas para mejorar la claridad y el compromiso en su prosa.
También elimina la incomodidad de dar críticas constructivas.
Paso 4: Mantén tu retroalimentación constructiva y respetuosa
La retroalimentación siempre debe elevar a las personas en lugar de derribarlas.
Al compartir críticas, siempre habla sobre acciones o tareas, no sobre la persona.
En lugar de decir “estás tan desorganizado”, di algo como “he notado que tus informes recientes carecían de algunos detalles; ¿quizás un esquema o lista de verificación podría ayudarte?”
Los estudios muestran que solo el 10% de los empleados se siente comprometido después de recibir retroalimentación negativa, principalmente porque a menudo se siente personal en lugar de constructiva.
Un truco útil es el “sándwich de retroalimentación”: un comentario positivo, luego la crítica constructiva claramente expuesta, seguida de otra fortaleza que se pueda informar.
También puede ser útil reconocer las cosas que ya están haciendo bien, y luego construir sobre esa base en lugar de empezar desde cero.
Este enfoque equilibrado puede llevar a una mayor aceptación y menos defensividad, haciendo que todo el proceso sea más fluido para todos los involucrados.
Paso 5: Proporciona ejemplos de la vida real para ilustrar la retroalimentación
Ejemplos específicos dan credibilidad y claridad a tu retroalimentación.
En lugar de simplemente decir que la historia de alguien se siente plana, podrías mencionar que el diálogo entre los personajes en el capítulo dos no se sentía auténtico, y animarles a consultar recursos sobre cómo escribir conversaciones realistas, como esta guía sobre cómo formatear diálogos.
Escenarios concretos y del mundo real o ejemplos específicos ayudan a las personas a visualizar exactamente lo que quieres decir.
Por ejemplo, podrías decir: “El mes pasado, cuando te tomaste un tiempo extra para resolver los cabos sueltos en la estrategia de marketing, vimos un aumento en el compromiso de los clientes—¡buen trabajo!”
Los ejemplos reales también aseguran que las personas comprendan completamente el contexto y puedan relacionar la retroalimentación directamente con sus propias acciones.
Cuanto más claro sea el ejemplo, mejor será la posibilidad de que tomen tus sugerencias e las incorporen en su trabajo.
Paso 6: Ofrecer Sugerencias y Recursos para la Mejora
Las personas no siempre tienen claro qué hacer a continuación, incluso si están de acuerdo con tu retroalimentación.
No solo estás entregando un mensaje—estás guiando a alguien hacia mejores resultados.
Incluir pasos accionables hace que tu retroalimentación sea significativamente más útil.
Por ejemplo, si están escribiendo una novela, podrías enlazarlos a ideas para tramas únicas como esta guía de tramas de historias de terror, o sugerir herramientas como algunos de los mejores programas de corrección de textos en línea para ayudar a afinar su manuscrito.
No dejes que las personas adivinen cómo arreglar las cosas; indícalos hacia recursos útiles, artículos, tutoriales, o incluso sugiere ideas prácticas de tu propia experiencia.
Ofrecer consejos prácticos no solo es útil—es esencial para una mejor mejora en el futuro.
Paso 7: Fomentar Preguntas y una Discusión Abierta
Las sesiones de retroalimentación no deberían sentirse como conferencias unilaterales; es crucial mantener la comunicación abierta.
Simplemente haz preguntas como: “¿Esto tiene sentido?” o “¿Ves cómo aplicar esto podría ser útil en tu situación?” para asegurarte de que entienden claramente tu retroalimentación.
Esta apertura permite a las personas que reciben retroalimentación expresarse, aclarar puntos con los que no se sienten cómodos, o pedir más ejemplos si algo se siente confuso.
Siempre invita a hacer preguntas y expresar opiniones—después de todo, es una conversación.
Crear este sentido de apertura significa que probablemente se irán sintiéndose escuchados y seguros sobre qué pasos tomar a continuación.
Paso 8: Escribe Comentarios Escritos Organizados y Simples
Nadie disfruta leer muros de texto complicados, especialmente cuando se trata de comentarios.
Para mantener los comentarios claros y fáciles de digerir, divídelos en párrafos concisos, con un punto claro por párrafo.
Los puntos de viñeta pueden ayudar a simplificar listas de fortalezas o áreas a mejorar, mientras que las listas numeradas aclaran los pasos a seguir.
Usar un lenguaje simple y cotidiano permite que las personas comprendan tus comentarios rápida y fácilmente.
Cuanto más rápido entiendan tu mensaje, más fácil será para ellos actuar sobre tus sugerencias y mejorar genuinamente.
También puedes enlazarlos a materiales adicionales, como artículos fáciles de seguir sobre cómo escribir en tiempo presente, haciendo que tus comentarios escritos no solo sean simples, sino verdaderamente aplicables.
Paso 9: Usa Declaraciones en “Yo” para Evitar Reacciones Negativas
Es natural sentirse a la defensiva al recibir críticas, y las declaraciones en “tú” a menudo amplifican esos sentimientos.
“Nunca revisas tu trabajo” suena mucho peor que “Noté algunos errores en el borrador final; ¿podríamos revisarlo juntos?”
Las declaraciones en “yo” desvían el enfoque de culpar al individuo, colocándolo en cambio en comportamientos o acciones específicas, reduciendo la defensividad.
Este enfoque es más fácil de aceptar para las personas porque se siente menos personal y confrontacional.
Al convertir oraciones en declaraciones en “yo”—“Siento que agregar más profundidad a tus personajes podría fortalecer la trama” en lugar de “Tus personajes no son lo suficientemente detallados”—dejas claro que tu perspectiva es subjetiva en lugar de crítica.
Es un pequeño truco lingüístico, pero puede transformar genuinamente las conversaciones sobre comentarios.
Paso 10: Resume los Puntos Clave Claramente
Una vez que hayas dado comentarios detallados, haz un breve resumen para consolidar tus puntos principales.
Esto asegura que lo importante se mantenga, en lugar de perderse en los detalles.
Reitera brevemente cada punto principal en una o dos oraciones, como “En resumen: enfócate en presentar diálogos claros, usa herramientas de corrección y experimenta con la voz activa.”
Resumir claramente también demuestra que realmente estás prestando atención y te importa su mejora, construyendo más confianza y apertura a futuros comentarios.
Asegúrate de que este resumen sea corto, claro y directo porque las personas a menudo recuerdan mejor la última cosa que escucharon.
Al concluir las cosas de manera ordenada, haces que sea más probable que se vayan claros y seguros, en lugar de confundidos o abrumados.
Preguntas Frecuentes
Usar declaraciones en primera persona ayuda al receptor a mantenerse receptivo sin sentirse culpable o a la defensiva. Se centra en observaciones y experiencias personales, promoviendo la comprensión, el respeto y el diálogo abierto en lugar de desencadenar respuestas negativas o confrontativas.
Un método de retroalimentación estructurado típicamente implica declarar primero observaciones o fortalezas específicas, indicando claramente las áreas que necesitan mejora en segundo lugar, proporcionando ejemplos relevantes de la vida real y, finalmente, ofreciendo sugerencias o recursos para apoyar los esfuerzos de mejora de manera efectiva.
La retroalimentación específica identifica claramente los comportamientos o acciones exactas que se deben continuar o ajustar, facilitando que las personas comprendan y actúen en consecuencia. La retroalimentación general suele ser poco clara y deja a los receptores inseguros sobre lo que necesita mejorar específicamente.
El momento ideal para dar retroalimentación es poco después de que ocurra el evento o acción relevante. La retroalimentación rápida asegura que los detalles permanezcan frescos, ayuda al receptor a vincular claramente su comportamiento con los resultados, y permite ajustes y mejoras oportunos.
