Haben Sie jemals Ihren Posteingang angesehen und sich gefragt, wie Sie die perfekte E-Mail schreiben können, ohne unbeholfen oder langatmig zu wirken? Glauben Sie mir, Sie sind nicht allein — es ist ein Rätsel, das viele von uns zu lösen versuchen.
Aber hier ist die gute Nachricht: Effektive E-Mails zu schreiben muss keine lästige Aufgabe sein. Bleiben Sie dran, und wir werden einige einfache Tricks aufdecken, die Ihre Nachrichten klar, professionell und sogar ein wenig unterhaltsam machen.
Bereit, Ihr E-Mail-Spiel auf das nächste Level zu bringen? Lassen Sie uns loslegen und die Tastaturen zum Klicken bringen!
Wesentliche Erkenntnisse
- Schreiben Sie klare und professionelle E-Mails, indem Sie Ihre Gedanken ordnen und Umgangssprache vermeiden.
- Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse, die Ihren Namen widerspiegelt.
- Verfassen Sie eine überzeugende Betreffzeile, um die Aufmerksamkeit zu gewinnen.
- Beginnen Sie mit einer positiven Begrüßung und verwenden Sie den Namen des Empfängers.
- Geben Sie Hintergrundinformationen und Kontext dafür, warum Sie sich melden.
- Geben Sie deutlich den Zweck Ihrer E-Mail an.
- Fügen Sie eine klare Handlungsaufforderung hinzu, damit der Empfänger weiß, was als Nächstes zu tun ist.
- Fügen Sie professionelle Abschlussbemerkungen hinzu, um einen guten Eindruck zu hinterlassen.
- Verwenden Sie eine professionelle Signatur mit Ihren Kontaktdaten.
- Korrigieren Sie Rechtschreib- und Grammatikfehler, um Professionalität zu wahren.
- Verwenden Sie CC und BCC sinnvoll, um die richtigen Personen einzubeziehen.
- Formatieren Sie Ihre E-Mail konsistent, um die Lesbarkeit zu verbessern.
- Planen Sie E-Mails zu optimalen Zeiten und folgen Sie bei Bedarf nach.
- Behalten Sie einen positiven Ton und eine klare Ausdrucksweise in Ihrem Schreiben.
- Üben Sie Ihre Fähigkeiten im E-Mail-Schreiben, um sich mit der Zeit zu verbessern.
1. Schreibe klare und professionelle E-Mails
Das Schreiben klarer und professioneller E-Mails kann einen signifikanten Unterschied darin machen, wie Ihre Nachricht aufgenommen wird. Eine gut formulierte E-Mail vermittelt nicht nur Ihre Gedanken klar, sondern hinterlässt auch einen positiven Eindruck beim Empfänger.
Beginnen Sie damit, Ihre Gedanken zu ordnen, bevor Sie tippen. Dies hilft Ihnen, Ihre Ideen logisch zu präsentieren und Verwirrung zu vermeiden.
Halten Sie Ihre Sätze kurz und prägnant. Lange, komplexe Sätze können schwer zu folgen sein und Ihre Botschaft verwässern.
Verwenden Sie Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen, um komplexe Informationen zu gliedern. Dies erleichtert dem Leser, Ihre Inhalte schnell zu erfassen.
Vermeiden Sie Slang oder umgangssprachliche Ausdrücke. Bleiben Sie bei professioneller Sprache, um Glaubwürdigkeit zu wahren.
Denken Sie daran, Ihre E-Mail auf Grammatik- und Rechtschreibfehler zu prüfen. Kleine Fehler können Ihre Professionalität mindern. Erwägen Sie die Verwendung von Korrekturlesesoftware, um Fehler zu erkennen, die Ihnen entgehen könnten.
2. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse
Ihre E-Mail-Adresse ist oft das Erste, was Personen bemerken, wenn sie Ihre Nachricht erhalten. Die Verwendung einer professionellen E-Mail-Adresse trägt von Anfang an zur Glaubwürdigkeit bei.
Wenn möglich, verwenden Sie eine E-Mail-Adresse mit Ihrer eigenen Domain, zum Beispiel yourname@yourcompany.com. Das wirkt professioneller als ein generischer E-Mail-Dienst.
Vermeiden Sie die Verwendung von Spitznamen oder Zahlen, die als unprofessionell angesehen werden könnten. Bleiben Sie bei Variationen Ihres Namens für eine klare und unkomplizierte Adresse.
Zum Beispiel ist jane.doe@example.com professioneller als cooljane123@example.com.
Die Verwendung einer professionellen E-Mail-Adresse kann einen großen Unterschied machen, insbesondere wenn Sie Verlage oder Literaturagenten kontaktieren. Wenn Sie in Erwägung ziehen, ein Buch ohne Agenten zu veröffentlichen, zählt der erste Eindruck.
3. Erstellen Sie eine überzeugende Betreffzeile
Die Betreffzeile ist Ihre erste Chance, die Aufmerksamkeit des Empfängers zu gewinnen. Eine überzeugende Betreffzeile kann die Chancen, dass Ihre E-Mail geöffnet wird, erheblich erhöhen.
Wissen Sie, dass fast 64 % der Menschen entscheiden, eine E-Mail aufgrund der Betreffzeile zu öffnen oder zu löschen?
Halten Sie Ihre Betreffzeile kurz und relevant. Betreffzeilen mit weniger als 70 Zeichen erzielen die höchsten Öffnungsraten, insbesondere auf Mobilgeräten.
Eine personalisierte Betreffzeile kann die Öffnungsraten um 26 % erhöhen. Erwägen Sie, den Namen des Empfängers einzubeziehen oder eine gemeinsame Verbindung zu erwähnen.
Die Verwendung von Zahlen in der Betreffzeile kann die Öffnungsraten ebenfalls um bis zu 36 % erhöhen. Zum Beispiel: „5 Tipps für effektive E-Mails.“
Vermeiden Sie Großbuchstaben oder übermäßige Interpunktion, da dies wie Spam wirkt.
Das Erstellen einer großartigen Betreffzeile ähnelt dem Schreiben eines fesselnden Klappentextes — es geht darum, Ihr Publikum schnell zu fesseln.
4. Beginnen Sie mit einer positiven Begrüßung
Die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mail eröffnen, bestimmt den Ton der gesamten Nachricht. Mit einer positiven Begrüßung zu beginnen, kann Ihre E-Mail einladender und ansprechender wirken.
Verwenden Sie den Namen des Empfängers, wenn Sie ihn kennen. Eine personalisierte Begrüßung wie „Hi Sarah,“ oder „Guten Morgen, Alex,“ kann Ihre E-Mail persönlicher wirken lassen und weniger wie eine Massenmitteilung.
Vermeiden Sie allzu formelle Anreden, es sei denn, die Situation erfordert es. In den meisten beruflichen Kontexten funktionieren „Hallo“ oder „Hi“, gefolgt vom Namen der Person, gut.
Wenn Sie sich unsicher über den Namen des Empfängers oder darüber sind, wie er angesprochen werden möchte, ist ein einfaches „Grüße,“ oder „Guten Tag,“ angemessen.
Ein positiver Auftakt kann helfen, eine Beziehung aufzubauen, und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre E-Mail gründlich gelesen wird.
5. Hintergrund und Kontext bereitstellen
Direkt mit dem Hauptpunkt zu beginnen, kann den Empfänger manchmal verwirren. Hintergrund und Kontext bereitzustellen hilft ihnen zu verstehen, warum Sie sich melden.
Erwähnen Sie kurz frühere Interaktionen oder wie Sie auf deren Kontaktinformationen gestoßen sind. Zum Beispiel, “Wir haben uns letzte Woche auf der Konferenz getroffen,” oder “Ich wurde Ihnen von John Doe empfohlen.”
Wenn dies das erste Mal ist, dass Sie sie kontaktieren, erklären Sie, wer Sie sind und warum Ihre E-Mail für sie relevant ist.
Personalisierte Details tragen nicht nur dazu bei, Ihren Zweck zu klären, sondern zeigen auch, dass Sie sich die Zeit genommen haben, Ihre Nachricht auf den Empfänger zuzuschneiden. Personalisierung in E-Mails erhöht die Öffnungsraten um 29% und die Klickraten um 41%.
Dieser kleine Schritt kann einen signifikanten Unterschied darin machen, wie Ihre E-Mail aufgenommen wird.
6. Geben Sie den Zweck Ihrer E-Mail deutlich an
Nachdem Sie die Bühne bereitet haben, kommen Sie direkt zum Punkt. Den Zweck Ihrer E-Mail klar zu formulieren, hilft dem Empfänger zu verstehen, was Sie von ihm benötigen.
Versuchen Sie, diesen Abschnitt knapp und fokussiert zu halten. Denken Sie daran, E-Mails mit 75 bis 100 Wörtern erzielen die höchste Antwortrate.
Zum Beispiel: “Ich möchte mich melden, um ein Treffen zu bitten, um unser kommendes Projekt zu besprechen,” oder “Ich wollte den neuesten Bericht teilen und Ihr Feedback erhalten.”
Direkt zu sein spart Zeit für Sie und den Empfänger und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer zeitnahen Antwort.
7. Fügen Sie einen klaren Handlungsaufruf (CTA) hinzu
Lassen Sie den Empfänger nicht raten, was Sie als Nächstes von ihm möchten. Indem Sie einen klaren Handlungsaufruf einfügen, führen Sie ihn zur gewünschten Reaktion.
Ganz gleich, ob Sie um ein Treffen bitten, Feedback einholen oder ein Dokument anfordern, stellen Sie sicher, dass Ihr CTA spezifisch und umsetzbar ist.
Zum Beispiel: “Bitte teilen Sie mir bis Mittwoch mit, ob Sie für einen 15-minütigen Anruf verfügbar sind,” oder “Könnten Sie die beigefügte Datei überprüfen und Ihre Gedanken dazu mitteilen?”
Ein klarer Handlungsaufruf klärt nicht nur Ihre Erwartungen, sondern erleichtert dem Empfänger auch, entsprechend zu antworten.
Automatisierte E-Mails mit spezifischen CTAs generieren 320% mehr Umsatz als nicht automatisierte E-Mails und verdeutlichen die Kraft klarer Vorgaben.
8. Professionelle Abschlussbemerkungen hinzufügen
Das Beenden Ihrer E-Mail in einem professionellen Ton hinterlässt einen bleibenden positiven Eindruck. Abschlussbemerkungen sollten höflich sein und Ihre Hauptbotschaft bekräftigen.
Gängige Abschlussformeln umfassen “Mit freundlichen Grüßen,”, “Mit besten Grüßen,” oder “Vielen Dank für Ihre Zeit.”
Wenn angebracht, können Sie auch eine freundliche Notiz hinzufügen wie “Ich freue mich auf Ihre Antwort,” oder “Ich hoffe auf eine baldige Zusammenarbeit.”
Ein durchdachter Abschluss zeigt dem Empfänger Respekt und rundet Ihre E-Mail sauber ab.
9. Verwenden Sie eine professionelle Signatur
Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur enthält wesentliche Informationen über Sie und erleichtert dem Empfänger, Sie über andere Kanäle zu kontaktieren.
Ihre Signatur sollte Ihren vollständigen Namen, Ihre Position, Ihr Unternehmen sowie zusätzliche Kontaktinformationen wie Telefonnummer oder LinkedIn-Profil enthalten.
Zum Beispiel:
Mit freundlichen Grüßen,
Jane Smith
Inhaltsmanager bei Creative Solutions
(123) 456-7890 | LinkedIn
Eine professionelle Signatur verleiht Glaubwürdigkeit und kann auch als subtiles Marketinginstrument für Sie oder Ihr Unternehmen dienen.
10. Rechtschreibung prüfen
Nichts untergräbt Ihre Professionalität so sehr wie Tippfehler oder Grammatikfehler. Ein kurzer Moment zum Korrekturlesen kann Sie vor peinlichen Momenten bewahren.
Lassen Sie Ihre E-Mail laut vorlesen, um unbeholfene Formulierungen oder Fehler zu erkennen.
Erwägen Sie den Einsatz von Korrekturlesesoftware, um Fehler zu erkennen, die Sie möglicherweise übersehen. Tatsächlich werden 42% der Menschen eine E-Mail löschen, die nicht optimal für Mobilgeräte optimiert ist, daher ist die Lesbarkeit entscheidend.
Denken Sie daran: Kleine Fehler können die Wahrnehmung Ihrer Botschaft stark beeinflussen.
Wenn Sie Ihre Fähigkeiten im Korrekturlesen verbessern möchten, schauen Sie sich unsere Liste der besten Korrekturlese-Software an.
11. CC und BCC sinnvoll einsetzen
Wenn Sie die richtigen Personen in Ihre E-Mail einbeziehen, erhält jeder, der die Informationen benötigt, diese, ohne diejenigen zu überfordern, die sie nicht benötigen.
Verwenden Sie „CC“ (Kopie), um Personen einzubeziehen, die informiert bleiben sollten, aber nicht verpflichtet sind, Maßnahmen zu ergreifen.
„BCC“ (Blindkopie) kann nützlich sein, um eine E-Mail an eine Gruppe zu senden, ohne die Kontaktdaten aller zu teilen, aber verwenden Sie es sparsam, um Verwirrung zu vermeiden.
Eine übermäßige Verwendung von CC und BCC kann Postfächer überladen und Ihre Nachricht verwässern. Seien Sie sich bewusst, wer wirklich einbezogen werden muss.
Durchdachte Verwendung von CC und BCC respektiert die Zeit anderer und hält Kommunikationskanäle klar.
12. Formatieren Sie Ihre E-Mail konsistent
Eine konsistente Formatierung macht Ihre E-Mail leichter zu lesen und vermittelt Professionalität.
Verwenden Sie Standard-Schriftarten wie Arial oder Calibri in einer Größe von 10 oder 12 Punkt. Vermeiden Sie die Verwendung mehrerer Schriftarten oder Farben.
Teilen Sie lange Absätze in kürzere Absätze auf und verwenden Sie Aufzählungspunkte oder nummerierte Listen, um wichtige Informationen hervorzuheben.
Da 42 % der Menschen eine E-Mail löschen, die nicht für Mobilgeräte optimiert ist, stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail auf kleineren Bildschirmen gut aussieht.
Konsistente Formatierung verbessert nicht nur die Lesbarkeit, sondern lässt Ihre Botschaft auch in einem überfüllten Posteingang hervorstechen.
13. Planung und Nachverfolgung von E-Mails
Der Zeitpunkt kann die Effektivität Ihrer E-Mails erheblich beeinflussen. E-Mails, die dienstags und donnerstags versendet werden, erzielen eine um 15 % höhere Öffnungsrate als E-Mails, die an anderen Tagen versendet werden.
Die besten Zeiten zum Versenden von E-Mails liegen je nach Ortszeit zwischen 10:00 und 11:00 Uhr bzw. 13:00 und 14:00 Uhr, wenn Menschen eher ihre Posteingänge überprüfen.
Wenn Sie innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens keine Antwort erhalten, zögern Sie nicht, eine höfliche Nachfass-E-Mail zu senden. Manchmal gehen E-Mails unter, und eine freundliche Erinnerung kann die Aufmerksamkeit des Empfängers wieder darauf lenken.
Die Verwendung von E-Mail-Planungstools kann Ihnen helfen, Nachrichten zu optimalen Zeiten zu senden und so die Wahrscheinlichkeit einer Interaktion zu erhöhen.
14. Positiven Ton und Klarheit bewahren
Ihr Ton bestimmt die Stimmung Ihrer E-Mail und kann beeinflussen, wie der Empfänger Ihre Nachricht wahrnimmt.
Bleiben Sie positiv und fokussiert, auch wenn Sie ein herausforderndes Thema ansprechen.
Vermeiden Sie negative Sprache und Formulierungen, die als fordernd oder aggressiv empfunden werden könnten.
Klar und prägnant zu sein hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Denken Sie daran, personalisierte und klare E-Mails erhöhen die Öffnungsraten um 29 % und die Klickraten um 41 %.
Ein positiver Ton fördert bessere Beziehungen und eine konstruktive Kommunikation.
15. Üben Sie Ihre Fähigkeiten im E-Mail-Schreiben
Wie jede andere Fähigkeit wird auch das Schreiben effektiver E-Mails durch Übung besser.
Nehmen Sie sich Zeit, Ihre E-Mails zu reflektieren und zu überlegen, was gut funktioniert hat und was verbessert werden könnte.
Bitten Sie Kollegen oder Mentoren um Feedback, die Ihnen konstruktive Einblicke geben können.
Zum Beispiel kann das Erkunden verschiedener Schreibanregungen oder das Erlernen, wie man ein Einakter-Stück schreibt, Ihre Kreativität steigern.
Wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Schreibhorizonte zu erweitern, sehen Sie sich diese lustigen Schreibanregungen für Kinder an oder erfahren Sie mehr darüber, wie man in einer Fantasiewelt als Schriftsteller lebt, um Inspiration zu erhalten.
Kontinuierliches Üben und Lernen wird Ihre E-Mail-Kommunikation im Laufe der Zeit effektiver machen.
Häufig gestellte Fragen
Halten Sie es prägnant und spezifisch, fassen Sie den Hauptpunkt Ihrer E-Mail zusammen. Verwenden Sie Aktionsverben und Schlüsselwörter, die Aufmerksamkeit erregen, während sie den Inhalt genau widerspiegeln, um die Empfänger zum Öffnen der E-Mail zu ermutigen.
Fügen Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung, den Firmennamen und primäre Kontaktinformationen wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse hinzu. Optional können Sie Links zu professionellen Profilen oder ein Firmenlogo hinzufügen, falls dies sinnvoll ist.
Verwenden Sie CC, um Empfänger zu kopieren, die die Informationen benötigen, aber nicht antworten müssen. Verwenden Sie BCC, um Empfängeradressen in Gruppen-E-Mails zu verbergen oder jemanden diskret zu informieren, ohne dass andere Empfänger davon Kenntnis haben.
Verwenden Sie klare, höfliche Sprache und vermeiden Sie Slang oder allzu umgangssprachliche Ausdrücke. Seien Sie respektvoll und konzentrieren Sie sich auf Klarheit. Korrekturlesen, um Fehler zu beseitigen und sicherzustellen, dass Ihre Botschaft für das professionelle Umfeld geeignet ist.
