Das Erstellen einer Pressemitteilung kann sich am Anfang überwältigend anfühlen – ich verstehe das völlig. Du möchtest deine großen Neuigkeiten mitteilen, aber wo soll man überhaupt anfangen?
Mach dir keine Sorgen! Bleib dran, und ich zeige dir genau, wie du eine Pressemitteilung erstellst, die klar, ansprechend ist und dafür sorgt, dass deine Geschichte von den richtigen Leuten bemerkt wird.
So gehen wir es Schritt für Schritt an.
Wichtige Erkenntnisse
- Schreibe eine kurze, klare Überschrift (60–80 Zeichen), die deine Ankündigung eindeutig zusammenfasst.
- Füge Datum und Ort unter der Überschrift hinzu, damit Journalisten deine Neuigkeiten leichter aufgreifen können.
- Gehe im ersten Absatz sofort auf Wer, Was, Wann, Wo und Warum ein.
- Füge solide Details, Daten oder visuelle Elemente hinzu, um deine Ankündigung zu untermauern.
- Füge echte und nachvollziehbare Zitate von Führungskräften in deinem Unternehmen oder von Branchenexperten hinzu.
- Gib eindeutig an, was Leser als Nächstes tun sollen – eine einzige, klare Handlungsaufforderung.
- Platziere die kurze Unternehmensbeschreibung (Boilerplate) am Ende jeder Pressemitteilung.
- Gib direkte Kontaktinformationen (Name, E-Mail, Telefon) an, damit Journalisten dich schnell erreichen können.
- Verteile deine Pressemitteilung direkt an relevante Medien und Journalisten in deiner Branchennische.
Schritt 1: Schreibe eine klare Überschrift
Eine gute Überschrift ist wie ein Trailer — sie zieht Aufmerksamkeit auf sich und gibt den Lesern einen schnellen Überblick darüber, worum es in der gesamten Pressemitteilung geht. Wenn Ihre Überschrift nicht interessant ist, wird niemand klicken und weiterlesen — ganz einfach.
Versuchen Sie, Ihre Überschrift kurz und prägnant zu halten — in der Regel sind 60 bis 80 Zeichen ideal (etwa 6–10 Wörter). Eine klare, sachliche Überschrift schlägt jederzeit eine clevere, aber verwirrende. Zum Beispiel: „Apple kündigt die Veröffentlichung des neuen iPhone 15 für September an.“
Wenn Sie feststecken, versuchen Sie zunächst, Ihre Pressemitteilung zu schreiben, gehen Sie dann zurück, um Ihre Überschrift zu formulieren — vielleicht kommt sie Ihnen auf diesem Weg ganz natürlich. Und wenn Sie ständig mit Schreibblockaden kämpfen, können kreative Schreibimpulse dabei helfen, Inspiration zu finden.
Schritt 2: Datum und Ort angeben
Unmittelbar unter Ihrer Überschrift fügen Sie immer das Datum und den Ort hinzu. Warum? Weil Journalisten auf aktuelle und geografisch relevante Nachrichten angewiesen sind und ihre Veröffentlichungstermine davon abhängen. Stellen Sie sich vor, ein Reporter würde Ihre Veröffentlichung aufnehmen und raten müssen, ob diese Information aktuell ist — das kommt nicht gut an.
Verwenden Sie daher dieses einfache Format, das von Profis verwendet wird:
San Francisco, CA – 19. November 2023 —
Die Angabe des Ortes hilft lokalen Journalisten, Ihre Nachrichten schnell zu finden. Außerdem wirkt Ihre Pressemitteilung sofort seriös und glaubwürdig. Vertrauen Sie mir: Details spielen hier eine entscheidende Rolle.
Schritt 3: Beantworte die 5 W-Fragen im ersten Absatz
Okay, also hast du deine Leser über die Schlagzeile und das Datum hinweggeführt – herzlichen Glückwunsch! Beantworte jetzt sofort die entscheidenden Fragen, auf die Journalisten und Leser umgehend Antworten benötigen: Wer, Was, Wo, Wann und Warum. Tu dies sofort in deinem ersten Absatz.
Hier ist eine kurze Übersicht, wie es aussieht:
- Wer: Nenne deutlich dein Unternehmen oder deine Organisation.
- Was: Sag, was passiert—deine Nachricht oder Ankündigung.
- Wo: Gib einen Ort an, falls relevant (eine Veranstaltung, eine Geschäftseröffnung usw.).
- Wann: Gib eindeutig Datum und Uhrzeit an.
- Warum: Füge einen kurzen Kontext oder eine Begründung hinzu. Warum sollten sich Leser dafür interessieren?
Hier ist ein Beispiel, wie du es handhaben könntest: „XYZ Tech Inc. (Wer) kündigte heute die Einführung ihrer fortschrittlichen KI-gesteuerten E-Mail-Optimierungssoftware (Was) während der jährlichen E-Mail-Marketing-Expo in San Diego, Kalifornien (Wo) am 30. November 2023 (Wann) an. Diese neue Software hilft Unternehmen, die Öffnungsraten von E-Mails deutlich zu erhöhen, indem sie die optimalen Versandzeiten vorhersagt (Warum).“
Dieser Ansatz ist für Journalisten besonders hilfreich, weil er ihnen sofort alles gibt, was sie brauchen, um zu entscheiden, ob deine Geschichte ihre Zeit wert ist – und Journalisten verlassen sich bereits auf Pressemitteilungen für 73 % ihrer organisatorischen Recherchen, also lass es zählen!
Schritt 4: Wichtige Details hinzufügen, um Ihre Meldung zu unterstützen
Betrachte deine Pressemitteilung als eine Geschichte, die starke unterstützende Details braucht – nicht nur eine Zusammenfassung. Leser und Journalisten erwarten solide Fakten, Zahlen und Kontext, die das stützen, was du sagst.
Fügen Sie konkrete Datenpunkte oder bemerkenswerte Merkmale hinzu, die zeigen, weshalb die Nachricht wichtig ist—denn 68% der Journalisten schätzen es, Originaldaten, Markttrends und einzigartige Einblicke zu erhalten.
Wenn Ihre Nachricht einen Produktstart umfasst, erklären Sie, wie es reale Probleme löst oder Kunden Zeit, Geld oder Aufwand spart.
Beispielsweise, wenn Sie eine neue Plattform ankündigen, heben Sie genau hervor, wie sie Prozesse vereinfacht oder Ergebnisse verbessert—etwas wie „Unsere Software hilft Marketingfachleuten, E-Mails zum optimalen Zeitpunkt zu senden, wodurch die Öffnungsraten um bis zu 40% steigen.“
Hören Sie nicht nur beim Text auf: Pressemitteilungen mit Multimedia-Inhalten—Bilder, Infografiken oder Videos—erzielen sechsmal mehr Engagement als Mitteilungen, die nur aus geschriebenem Text bestehen.
Wenn Ihr Unternehmen plant, solche visuellen Elemente einzubeziehen—wie 63% der Unternehmen es tun—erwägen Sie, kurze Videoclips oder Infografiken hinzuzufügen, die Journalisten schnell dabei helfen, Ihre Nachricht zu erfassen.
Schritt 5: Zitate von relevanten Personen aufnehmen
Das Hinzufügen eines guten Zitats zu Ihrer Pressemitteilung verleiht Ihrer Ankündigung Glaubwürdigkeit und etwas Persönlichkeit.
Zitate vermenschlichen Ihre Nachricht und helfen, Aufregung oder Relevanz zu vermitteln, ohne steif oder roboterhaft zu klingen.
Suchen Sie kurze, authentische Kommentare von Führungskräften des Unternehmens, Kunden oder Experten in Ihrer Branche; vermeiden Sie Klischees oder zu werbende Sprache, die sich nicht echt anfühlt.
Halten Sie Zitate konversationell und nachvollziehbar, etwas natürlich klingendes Zitat wie, „Diese neue Software macht E-Mail-Marketing einfacher denn je. Wir verwenden sie intern und haben bereits enorme Verbesserungen gesehen“, sagte John Doe, CEO von XYZ Tech.
Wenn Sie Branchenexperten oder Influencer zitieren, erläutern Sie kurz, wer sie sind und warum ihre Beiträge wichtig sind:
„Es ist entscheidend, diese Trends früh zu verstehen“, erklärte Jane Doe, bekannt für umfangreiche Forschungen darüber, wie KI das E-Mail-Schreiben verändert.
Schritt 6: Klarer Handlungsaufruf
„Eine klare Handlungsaufforderung (CTA) macht deutlich, was Sie von Lesern und Journalistinnen als Nächstes tun sollen—denken Sie an 'an der Veranstaltung teilnehmen', 'sich anmelden' oder 'eine Produktdemo planen'.“
Geben Sie Ihren nächsten Schritt klar und spezifisch an, damit es jedem Leser leicht fällt, sofort zu handeln.
Wenn Sie Personen zu einer Veranstaltung einladen, fügen Sie nahtlose Anmeldedetails, Links oder Anweisungen hinzu (ohne wörtlich 'Hier anmelden!' zu schreiben).
Zum Beispiel könnten Sie schreiben: “Um sich für unseren Workshop Email Marketing Mastery anzumelden und einen Sitzplatz zu reservieren, besuchen Sie bis zum 29. November 2023 die Veranstaltungswebsite.”
Achten Sie darauf, die Leser nicht mit mehreren CTAs zu verwirren—Bleiben Sie bei einer Hauptaktion, die direkt dem Ziel Ihrer Ankündigung entspricht.
Schritt 7: Fügen Sie Ihre Unternehmens-Boilerplate hinzu
Die Boilerplate ist eine kurze, standardisierte Beschreibung Ihres Unternehmens, die am Ende jeder von Ihnen veröffentlichten Pressemitteilung platziert wird.
Das Ziel hier ist, die Leser schnell daran zu erinnern, wer Sie sind, warum es Ihr Unternehmen gibt und was Ihre Marke glaubwürdig macht — alles in etwa drei bis fünf prägnanten Sätzen.
Beziehen Sie wesentliche Details wie das Gründungsdatum Ihres Unternehmens, Hauptgeschäftstätigkeiten, Fachgebiete oder bemerkenswerte Auszeichnungen oder Erfolge ein.
Beispielsweise: “XYZ Tech Inc., gegründet im Jahr 2018, bietet Softwarelösungen, die darauf abzielen, Analytik des E-Mail-Marketings zu optimieren. Mit Hauptsitz in San Diego, CA, bedient XYZ Tech führende Marken in Nordamerika und wurde kürzlich als Best Emerging Tech Company ausgezeichnet.”
Halten Sie diesen Abschnitt in allen Meldungen konsistent, damit Journalisten Ihre Organisation im Laufe der Zeit kennenlernen und so die Wiedererkennung sowie Glaubwürdigkeit gestärkt wird.
Schritt 8: Kontaktinformationen einbeziehen
Datum, Ort und Zitate erklären das Warum und Was, aber Kontaktinformationen sind wesentlich, damit Journalisten Sie direkt erreichen können, falls sie weitere Fragen haben oder eine Story zügig verfolgen möchten.
Ein guter Kontaktbereich sollte den Namen, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse der für Medienanfragen zuständigen Person enthalten.
Mehrere Kommunikationsmöglichkeiten stellen sicher, dass Reporter auch bei engen Terminen problemlos Kontakt aufnehmen können—so könnte es aussehen:
Sie erreichen unseren PR-Spezialisten Alex Smith direkt unter der Telefonnummer (555) 123-4567 oder per E-Mail unter alex.smith@xyztech.com.
Außerdem ist das Hinzufügen eines Links zur Medien- oder Presse-Seite Ihres Unternehmens hilfreich, da es Reportern zusätzliche Ressourcen und Assets wie Logos, hochauflösende Bilder oder Team-Biografien bietet.
Schritt 9: Verteilung an relevante Medienhäuser
Dieser Schritt dient dazu sicherzustellen, dass Ihre Pressemitteilung die richtigen Journalisten und Publikationen erreicht, die sich für die Nische oder das Thema Ihres Unternehmens interessieren — ein wahlloses Versenden verschwendet Ihre wertvollen Ressourcen und die Geduld der Menschen.
Beginnen Sie damit, eine aktuelle Liste der zielgerichteten Medienkontakte zu erstellen, einschließlich Nachrichtenkanäle, Websites, Magazine und sogar Blogs in Ihrer Nische.
Verwenden Sie Plattformen wie Cision oder Meltwater, um Listen basierend auf Thema, Region oder Ressort zu erstellen, damit Sie genau bestimmen können, wer wahrscheinlich über Ihre Nachricht berichten wird.
Auch der richtige Zeitpunkt ist entscheidend: Statistiken zeigen, dass zu Donnerstagen versandte Meldungen höhere Öffnungsraten erzielen und so Ihre Chancen erhöhen, Berichterstattung zu erhalten.
Um die Sichtbarkeit zu erhöhen — da 84 % der Unternehmen Pressemitteilungen als leistungsstarkes Instrument ansehen — setzen Sie soziale Netzwerke und Medienkontakte strategisch ein, um Journalisten und Influencer weiter zu erreichen.
Wenn Sie nicht erfahren genug sind, eine professionelle Distribution selbst durchzuführen, ziehen Sie in Erwägung, spezialisierte Dienste wie PRWeb oder Business Wire zu nutzen, um es zu erleichtern und gezielte Zielgruppen effizient zu erreichen.
Sich die Zeit zu nehmen, klug zu verteilen, lohnt sich all Ihre bisher geleistete harte Arbeit und erhöht Ihre Chancen, wertvolle mediale Aufmerksamkeit zu gewinnen.
Und da Inhalte manchmal schneller entstehen, wenn die Kreativität fließt, falls Sie Schreibblockaden für die Berichterstattung haben, winterliche Schreibanregungen oder sogar lustige Schreibanregungen für Kinder können unerwartete Ideen liefern, die sich zu aufregenden Medienankündigungen entwickeln lassen.
Häufige Fragen
Eine effektive Überschrift präsentiert Ihre Neuigkeit klar in kurzer, ansprechender Weise. Sie sollte die Aufmerksamkeit schnell erregen, indem sie die Kernbotschaft oder den Vorteil hervorhebt, wodurch Journalisten und Leser mehr über Ihre Ankündigung erfahren möchten.
Zitate sollten Wert schaffen, indem sie Einblicke, Glaubwürdigkeit oder persönliche Perspektiven von Führungskräften, Experten oder wichtigen Stakeholdern liefern. Wählen Sie prägnante Aussagen, die Ihre Botschaft stärken und Journalisten kraftvolle Soundbites liefern, die sie sofort verwenden können.
Ein Aufruf zum Handeln lenkt Ihre Leser auf den nächsten Schritt, den sie tun sollen, z. B. Ihre Website zu besuchen, eine Veranstaltung zu besuchen oder Kontakt aufzunehmen. Es fördert das Engagement, erhöht die Antwortquoten und unterstützt das Erreichen Ihrer Ziele mit der Pressemitteilung.
Journalisten erwarten unmittelbare Antworten auf Wer, Was, Wann, Wo und Warum. Formulieren Sie die wichtigsten Fakten von Anfang an eindeutig, damit Leser die wesentlichen Details und die Relevanz sofort erfassen, ohne den gesamten Text der Pressemitteilung lesen zu müssen.
